編碼管理是企業(yè)應用非常廣泛的一種管理手段，如圖號管理、物料編碼和成組加工編碼等，開發(fā)編碼管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化極為重要的一部分。本文以北京艾克斯特公司的PDM系統(tǒng)——XTPDM圖號編碼管理系統(tǒng)在濰柴的實施為例，闡述編碼管理系統(tǒng)的功能需求、應用模式與實施要點。
圖號是圖紙管理的唯一標識，如何保證其唯一性，并使其便于申請、發(fā)放以及查詢，將直接影響到生產(chǎn)效率和秩序。在PDM系統(tǒng)中，圖號管理系統(tǒng)也是不可缺少的功能之一。圖號的申請管理是設計文件管理的第一關，圖號管理軟件關系到整個系統(tǒng)功能的實現(xiàn)、實施的進度與難度，那么圖號管理應有哪些功能、考慮哪些因素以及如何實施呢？
一、濰柴原圖號管理體系及設計文件編號體系的分析
現(xiàn)在企業(yè)常用的編號體系有兩種：一種是隸屬編號；另一種是分類號。
所謂隸屬編號，即按產(chǎn)品、設計文件的隸屬關系編號，所有設計文件都歸屬于產(chǎn)品的編號方式，圖號只表示產(chǎn)品或設計文件的數(shù)量和隸屬關系。其優(yōu)點在于清晰明了、無需專門管理，圖書資料大多采用這種編號，例如JSJ-1010-10-1，就表示類別代號為1010的圖書，共有10套，本書是第一套。分類編號是指按對象(產(chǎn)品、整件、部件和零件)的功能和形狀的相似性，采用分類法進行編號。圖號不含有裝配關系和數(shù)量含義。目前濰柴的產(chǎn)品及設計文件均采用分類法進行編號。
濰柴現(xiàn)有的圖號管理體系較為復雜，僅技術中心就有產(chǎn)品圖樣編號、產(chǎn)品定貨號編號、產(chǎn)品標準件編號、各種設計文件編號等十幾種編號規(guī)則。采用分類號時，濰柴原有的圖號管理體系。一般是采用登記帳管理，登記帳須填寫申請的詳細內(nèi)容、，如申請的圖號、申請時間、申請人、圖名以及產(chǎn)品型號等。由于人工填寫及帳頁保管的疏漏，經(jīng)常出現(xiàn)重復的圖號，給圖紙及設計文件的管理帶來了困難。年復一年幾十本臺帳，保管和查找都極為不便。
實施設計文件編號管理系統(tǒng)后，一方面可能提高管理效率，排除管理人員和臺帳的不確定因素，而且可隨時隨地申請和查詢，不用去專門管理部門填表和申請；另一方面可保證圖號的唯一性。由于手工管理的不規(guī)范性和不確定性已經(jīng)不能適應PDM的需要，因此必須在PDM系統(tǒng)中加入圖號管理功能，而且應在其他功能實施前實施。
二、編碼管理體系的選型及應用實施
1. 編碼規(guī)則和功能
編碼規(guī)則有許多種，主要有兩類：隸屬碼和分類碼。隸屬編號由于沒有標準規(guī)則，圖號不反映零件的功能、形狀等，因此不利于借用和按圖號查找，更不利于未來在廣域網(wǎng)上資源共享。而分類號具有廣泛代表性，我國機械和電子兩大制造行業(yè)都有分類號標準，絕大部分企業(yè)都采用分類號，因此應引導企業(yè)逐步推行分類號管理。軟件開發(fā)不僅要適合企業(yè)的管理，還要優(yōu)化管理，特別是要使企業(yè)的管理適應今天和未來信息化需要。
編號規(guī)則應該具有多重的管理功能，首先應能管理多個規(guī)則的建立、刪除以及規(guī)則的屬性如名稱、前綴、后綴等的添加與修改。序列號管理應該可以定義序列號寬度、格式、前綴與后綴，如序列號前分隔符可定義成前綴。編號系統(tǒng)結構管理(即級、類、型和種)應有碼位的寬度(即由幾位碼組成)、每個碼位的數(shù)據(jù)類型(字符型、數(shù)字型、混合型)、與上一碼位的關系等，同時應該具有編號規(guī)則管理權限控制。
濰柴現(xiàn)有的編號規(guī)則有很多種，但大都是通用型的，即一個編號規(guī)則可能適用于濰柴各大機型產(chǎn)品，如果僅僅按照現(xiàn)有的編號規(guī)則來定制編碼規(guī)則，則編號系統(tǒng)的結構就會非常復雜，即包含的級、類、型、種的層次很多，這就會使圖號的申請和查詢時間大大增加。經(jīng)反復實驗證明，如果將現(xiàn)有編號規(guī)則再進行細化，具體到每個系列，將會大大提高圖號申請和查詢的速度，從而提高工作效率。
2. 編碼規(guī)則的定義與應用
為了建立企業(yè)自己的編碼系統(tǒng)，首先需對編碼對象進行分析和分類，并根據(jù)現(xiàn)有的編號規(guī)則確定編碼系統(tǒng)的屬性、圖號的格式及結構，然后才能進行對象的編碼。
編碼對象的分類規(guī)則方案確定后，以XTPDM為例，首先需要做的是定義編碼規(guī)則，編碼系統(tǒng)的屬性包括編碼系統(tǒng)的名稱、前綴、后綴、備注等。編碼系統(tǒng)的圖號格式主要是定義序列號寬度。編碼系統(tǒng)的碼位結構主要包括碼位長度和碼位屬性兩部分。其中碼位長度是指編碼系統(tǒng)共有幾位組成，碼位屬性指每一碼位是阿拉伯數(shù)值1、2、3，還是英文字母A、B、C，同時必須定義每一碼位的寬度以及相鄰碼位的邏輯關系是樹狀還是鏈狀。
完成編碼系統(tǒng)的編碼結構定制后，就可以為每一碼位定義其包含的各個編碼規(guī)則的編碼值。濰柴按照使用要求建立了大量的編碼規(guī)則。
建立編碼系統(tǒng)的目的是為了提供產(chǎn)品資源(零部件等)分類管理的功能，通過在編碼的基礎上定義分類規(guī)則，實現(xiàn)基于分類原則的產(chǎn)品資源檢索功能。
三、編碼申請在濰柴的應用過程
申請菜單應有下列輸入內(nèi)容：“圖名”、“圖號”、“申請時間”、“申請人”和“型號”等。系統(tǒng)的功能不僅要考慮管理方便、提高效率、減少程序量和通用性等方面，還要考慮其應用的可操作性，忽略可操作性就必然會導致“實施難”。
1. 申請制度的建立
濰柴現(xiàn)使用XTPDM系統(tǒng)的技術中心已基本上達到一人一機，所以上網(wǎng)申請非常方便，但為了防止申請的圖號真假難辨，無法管理，我們?yōu)槊课辉试S其上網(wǎng)申請圖號的使用者建立登陸用戶及密碼，而圖號的申請人和使用人都是默認的登陸者。
2. 申請方式
我們現(xiàn)在使用的編碼系統(tǒng)可以進行連續(xù)申請，而且允許“申請連號編碼”，使用起來比較方便。
3. 申請的更改
應有更改功能，盡管“圖號”不能更改，但在我們現(xiàn)在使用的編碼系統(tǒng)中申請人更改“圖名”及“產(chǎn)品型號”等申請內(nèi)容。因為設計是一個反復醞釀修改的過程，因此除申請的“圖號”、“申請人”、“申請時間”等內(nèi)容外，其它的申請內(nèi)容應允許申請人更改。
4. 申請的方法
我們現(xiàn)在使用的圖號申請系統(tǒng)都是通過一層一層的點選規(guī)則來選定分類號，再通過系統(tǒng)計算序列號，生成圖號。這種方式準確性高，但效率較低。實際工作中，大部分設計人員對常用分類號都能記住。手工輸入分類號(如DH615Q0001)申請是非?？斓模浖灰刂戚斎脲e誤的分類號不能申請，并提示出錯就可以。所以圖號申請的方法應該提供輸入分類號和點選分類號兩種方法。
5. 申請權限
申請權限應該有專門的權限管理，只有經(jīng)過圖號申請授權的PDM用戶才能申請，否則將造成大量的非法圖號，占用圖號資源，也給管理帶來困難。
6. 培訓規(guī)則
因為圖號是按序號排列，在推廣實施過程中往往要做許多重復的實驗，所以我們在編碼系統(tǒng)正式投入使用前，首先進行了功能介紹與使用培訓，然后進行了一段規(guī)定時間的學習與試驗。最后在規(guī)定的練習時間結束時，將現(xiàn)有的編碼系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行整理，然后才正式啟動編碼系統(tǒng)統(tǒng)一進行網(wǎng)上申請各種圖號。
按照上述要求開發(fā)編碼系統(tǒng)，可以方便地實現(xiàn)各種編碼的申請、查詢和分析等操作，從而實現(xiàn)編碼申請過程的網(wǎng)絡化和電子化。
四、查詢、維護和分類管理功能
1.圖號查詢
圖號查詢是非常重要的功能，不僅申請者和使用者需要，圖紙審核生產(chǎn)管理的許多環(huán)節(jié)也都需要。查詢功能應按申請人、使用人、申請日期、圖名、型號、圖號分類號等輸入項查詢。查詢的記錄應能導出到可閱讀的文件(如Excel或txt等格式)中，以便備份。在項目實施初期，操作人員的熟練程度和服務器備份系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性都可能存在一定的問題，PDM版本實施過程中的更新也都會帶來意想不到問題，從而導致系統(tǒng)癱瘓，因此，定時備份非常必要。所以現(xiàn)有的備份功能不應該只是作為“圖號查詢”中子功能，以“導出”的形式出現(xiàn)，而應該在“圖號維護”中增加“圖號備份”的功能，才能一目了然，使用方便。
查詢可無權限控制，這不僅不會影響整個系統(tǒng)的使用和管理功能，還會對系統(tǒng)設置、方便系統(tǒng)管理和使用起到積極的作用。
2.圖號維護
圖號維護主要包括圖號初始化和圖號刪除兩大功能。濰柴在使用XTPDM系統(tǒng)之前各種設計文件的圖號申請管理已經(jīng)進行很長一段時間，在實施編碼管理系統(tǒng)時，為保證與原來的圖號的連續(xù)性，我們利用“圖號初始化”的功能，將已使用的圖號進行了一次性的初始化。日常工作許多作廢或誤申請的圖號、規(guī)則需要及時刪除，以便減少圖號占用，提高速度。圖號維護中提供的這兩個功能都關系的數(shù)據(jù)庫的完整性與準確性，應有單獨的權限控制，實施中圖號維護權只能授予圖號管理員或系統(tǒng)管理員，并要謹慎>使用，特別是刪除圖號時。
五、編碼管理的實現(xiàn)方法
XTPDM產(chǎn)品提供了有效的編碼管理和編碼輔助生成工具。一方面，利用編碼管理工具，企業(yè)可以將編碼規(guī)則定義到服務器數(shù)據(jù)庫中，以便使用人員隨時在網(wǎng)絡上查找瀏覽；另一方面，通過輔助生成工具，使用人員可以在單元應用軟件中直接對生成的數(shù)據(jù)進行編碼，保證編碼的正確性。此外，在編碼規(guī)則的基礎上，XTPDM能夠?qū)DM系統(tǒng)中廣泛的管理對象，以任何結構的編碼為基礎進行分類處理。
分類是企業(yè)管理的基礎，編碼是企業(yè)信息化的組成部分。分類編碼管理通過特性分類，能夠有效地控制重復數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。通過分類編碼管理可以提高產(chǎn)品設計效率、提高設計規(guī)范性、簡化管理過程以及提高產(chǎn)品數(shù)據(jù)的利用效率。
該系統(tǒng)經(jīng)過1年多的完善和實施，很好地滿足了企業(yè)的需要，不但完全替代臺帳式的傳統(tǒng)管理，還減少了人力投入，大幅度地提高企業(yè)管理效率，從根本上消滅了重碼。
（轉(zhuǎn)載）
